Lors de la conférence Ignite 2019, Microsoft a fait de nombreuses annonces. Une des plus importante concerne le partage de fichiers.
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Microsoft 365 est l’endroit idéal pour gérer tous types de fichiers. À travers ces différentes applications : web, bureau ou mobiles, le partage n’a jamais été aussi facile. Tout le monde peut travailler sur une source unique, de manière transparente, et ce avec une sécurité accrue.
Lors de l’événement Ignite 2019, Microsoft a annoncé de nombreuses mises à jour concernant le partage de fichiers. Il souhaite ainsi renforcer l’expérience utilisateur notamment :
- en offrant une nouvelle expérience de fichier dans Microsoft Teams et Outlook
- en permettant le partage de fichiers dans ces mêmes logiciels
Dans cet article, nous allons vous présenter de manière plus détaillée, les mises à jour concernant le partage de fichier dans Outlook. Un premier article a déjà présenté les possibilités de partage avec Teams.
Outlook
Il a été remarqué que de nombreuses personnes utilisent les e-mails pour éditer et partager des documents avec d’autres personnes. Microsoft souhaite augmenter la facilité de collaboration sur les documents dans Outlook. Le partage se fera à l’aide de liens de fichiers et non plus via les pièces jointes. Cela assure aux utilisateurs de toujours avec la dernière version du document et de mieux gérer les autorisations d’accès.
Grâce à cette mise à jour, il sera possible de créer de nouveaux documents Office (Word, Excel et PowerPoint), de synchroniser, de visualiser et de télécharger le tout directement depuis Outlook.
Les fichiers partagés dans Outlook
Expérience commune de partage de fichiers dans Outlook web app (OWA) et de sélection de fichiers dans Outlook mobile.
Microsoft veut rendre l’expérience de partage cohérente, fiable, intuitive et sécurisée. Le partage doit être disponible sur toutes les plateformes. Avec la fonctionnalité de lien de fichier, l’utilisateur peut partager un fichier stocké dans une autre application (comme OneDrive par exemple). Outlook Web App (OWA) transforme ce lien en un hyperlien.
Partage de fichiers dans Outlook
Expérience de nouveaux fichiers dans Outlook mobile
Dans l'application Outlook mobile, l’expérience de sélection de fichiers est considérablement améliorée. Il est ainsi possible de joindre rapidement et facilement les fichiers travaillés à travers Microsoft 365. Lorsqu’un utilisateur souhaite joindre un fichier, il n’a qu’à naviguer et parcourir son dossier OneDrive ainsi que les bibliothèques fréquemment partagées, consultées ou suivies. Une liste des fichiers récents donne accès au contenu actuellement travaillé. L’utilisateur peut également partager des pièces jointes reçues par e-mail (documents partagés comme lien ou comme pièce jointe).
Partage de fichier dans l'application mobile d'Outlook
Microsoft 365 permet donc aux employés des entreprises de partager et collaborer entre eux. Microsoft 365 permet d’avoir une protection contre les pertes accidentelles et les attaques malveillantes, et ce pour tous les fichiers, quelle que soit l’application utilisée.
Les différentes nouveautés présentées dans cet article seront disponibles à la fin du mois de novembre 2019. La nouvelle expérience de fichier sera déployée dès la fin de l’année civile 2019 et sera complètement achevée d’ici le premier trimestre 2020. Toutes les autres nouveautés mentionnées sont déjà accessibles dans Outlook ou dans l’application mobile OneDrive.
Pour bénéficier de cette nouvelle expérience de partage, il est obligatoire d’enregistrer les documents dans OneDrive. Par défaut, OneDrive est privé, mais il est tout à fait possible de partager des fichiers avec d’autres personnes.
Sources : www.microsoft.com et www.thinprint.com